Înainte de a începe un proiect business, trebuie să îl înțelegi și să îl stăpânești.
Dacă dorești ca proiectul tău de afaceri să funcționeze fără probleme, ai nevoie ca stakeholderii (părțile interesate) să fie alături de tine. Stakeholder engagement-ul (sau implicarea părților interesate) este o adevărată artă plastică, care presupune o combinație de abilități hard și soft. Iată cele 10 reguli esențiale de implicare a părților interesate.
1. Preia opinii și probleme de la părțile interesate, dar nu le prelua anxietățile
Puteți învăța din problemele și punctele de vedere ale părților interesate, dar asumarea temerilor acestora poate fi contraproductivă. „În primele etape ale unui proiect, mă consult des cu părțile interesate", spune Sonia Aslam, manager de proiect la compania Vodafone. „Când vine vorba de scop, domeniul de aplicare, riscuri și abordare, mă asigur întotdeauna că părțile interesate sunt conștiente de acest lucru, de locul în care ne aflăm ca echipă de proiect și, dacă l-am prezentat greșit, putem obține mai multă claritate."
2. Deschiderea și transparența sunt importante – nu le neglija
„[Proiectul] este o abordare colaborativă între managerul de proiect, echipă și părțile interesate, iar discuțiile trebuie să fie deschise și relaxate", spune Aslam. „Trebuie să puteți avea acces la cunoștințele părților interesate și să încercați să obțineți cât mai multe informații din ele, astfel încât să știți care ar putea fi problemele, dar să aveți și echipa tehnică potrivită, care poate identifica soluțiile pe care le puteți oferi."
3. Gestionarea eficientă a părților interesate este despre bunele relații
Un bun management de proiect are nevoie de o bună comunicare și de relații reale și semnificative cu părțile interesate. „Stakeholder engagement-ul este adesea considerat un proces, mai degrabă decât o conversație reală, în care oamenii ascultă cu adevărat", spune Ruby McCormack, consultant în managementul de proiect. „Acest lucru sfârșește prin a elimina partea relațională a lucrurilor și poate înlocui o conversație reală despre ceea ce se întâmplă. Este bine să fii ascultat și să pui o mulțime de întrebări și opinii despre proiect. Trimiterea de rapoarte sau efectuarea de verificări regulate săptămânale sunt mai mult acțiuni bazate pe proces, nu pe comunicare; cu alte cuvinte, sunt doar un mijloc pentru atingerea unui scop. Trebuie să depășești această concepție și să vorbești cu acea persoană, să o tratezi ca pe o ființă vie."
4. Abordează stakeholderii dificili într-un mod eficient
Managerii de proiect trebuie să înțeleagă perspectiva părților interesate dificile și să gestioneze conversațiile cu aceștia dând dovadă de sensibilitate și înțelegere.
„Asemenea părți interesate pot cere lucruri care nu sunt posibile, și cu ei, este vorba despre gestionarea și abordarea acestei conversații în mod corect", explică McCormack. „Trebuie să poți să le spui nu și să le spui de ce. Trebuie să folosești acest proces pentru a te ajuta să fundamentezi acele decizii și argumente, astfel încât să nu se mai întoarcă împotriva ta mai târziu."
„Nu ardeți toate podurile. Amintiți-vă că părțile interesate au un interes legitim în proiect", a adăugat Aslam. Stakeholderul vrea același lucru, ca proiectul să reușească. S-ar putea să fie vorba doar despre faptul că modul în care comunică acesta este foarte diferit de modul în care vă place vouă să comunicați. „Nu ar trebui să iei lucrurile personal – amintește-ți că este vorba despre proiect, nu despre tine."
În cele din urmă, oamenii pot fi convinși de modul tău de gândire sau modul predominant de gândire al conducerii programului.
5. Înțelege și stăpânește proiectul de business înainte de a începe
A avea stăpânirea și înțelegerea deplină a proiectului de afaceri este la fel de important ca și buna gestionare a părților interesate. Pot exista mulți stakeholderi afectați de strategia ta de afaceri - este esențial ca finanțatorul și managerul de proiect să înțeleagă și să stăpânească proiectul de afaceri.
„Organizez o primă întâlnire pentru a înțelege cine ar putea face parte din echipa mea de proiect și oamenii pe care trebuie să-i satisfac – finanțatorii, conducerea etc.", spune Aslam. „Influencerii de rang înalt, seniorii care au o miză în proiect – trebuie să-i mențin fericiți. Sunt și alte persoane care trebuie să fie la curent ce se întâmplă, pentru că acest lucru ar putea avea impact asupra muncii lor sau ar putea fi de interes general, deoarece proiectul ar putea contribui la o strategie generală."
6. Stabilește un teren comun
Relațiile bune cu părțile interesate pot fi fondate prin stabilirea unui numitor comun. În acest fel, ai întotdeauna un loc de unde să începi – și la care să te întorci.
„În etapa de planificare și identificare, identific părțile interesate potențial dificile și le urmăresc îndeaproape", spune Aslam. „Încerc să determin ce îi motivează, influența și puterea lor asupra proiectului și interesul lor de a-l face de succes. Prin determinarea acestor trei lucruri, face comunicarea cu ei mult mai ușoară, pentru că ating aspecte care sunt personale pentru ei, ceea ce le va stârni interesul."
7. Gestionează-ți clienții
Adunați-vă clienții și părțile interesate și păstrați-i ca o sursă bogată de cunoștințe pentru proiect. O analiză de identificare a părților interesate - utilizatori, furnizori, influenceri sau parte a guvernanței - poate fi un instrument util. Continuați să revizuiți această analiză pentru a vă asigura că mențineți echilibrul corect al părților interesate.
McCormack explică: „În calitate de manager de proiect, nu vă așteptați să știți totul despre proiectul pe care îl gestionați. Puteți să vă confruntați cu ceva cu care nu ați mai avut niciodată nimic de-a face. Vă întâlniți cu părțile interesate și cu persoanele implicate în proiectul dvs., fie în mod activ, ca stakeholder principal, fie chiar ca ceea ce ei numesc un expert în materie. Puteți afla suficient despre asta prin conexiunile cu oamenii și punând întrebările potrivite. Veți putea adăuga valoare în întâlnire punând întrebări interesante."
8. Fii consecvent
Nu spune un lucru unei persoane și alt lucru alteia. Mesajele tale trebuie să se bazeze pe adevăr. Este posibil să nu puteți transmite mesajul pe care părțile interesate doresc să îl audă , dar ar trebui să găsiți o modalitate de a-l transmite în mod constructiv.
„Abordarea este utilă pentru fundamentarea revizuirilor sau a problemelor pe care oamenii le readuc în discuție, în chestiuni în care ați decis deja împreună", spune McCormack. Acest lucru te va ajuta să gestionezi oamenii care se vor răzgândi, chiar dacă au fost inițial de acord. Există întotdeauna posibilitatea ca cineva să uite complet lucruri cu care au fost de acord."
9. Fii aproape
Când acest lucru este posibil, intrarea fizică în „groapa cu lei”, alături de stakeholderii dificili, vă poate ajuta să întăriți proiectul și să reduceți „zgomotul" părților interesate.
„Oamenii evită să se implice atunci când se simt intimidați de titulaturi", spune Aslam. „Vor observa că partenerul de discuții este însuși directorul financiar și le va fi teamă să interacționeze cu el. Trebuie să vă amintiți că titulatura lor este doar atât – o titulatură. Acea persoană este și ea o ființă umană și, uneori, nu va fi rațională sau previzibilă. Dar dacă ai ceva de spus, ar trebui să te duci să vorbești cu ei.”
„Părerea lor contează, deci este esențial să obținem de la ei acea clarificare. Dacă nu aveți această clarificare, proiectul ar putea deraia. Dacă vă implicați, veți demonstra acelei persoane că aveți încredere să mergeți și să-i spuneți dacă ceva nu merge bine. Acest lucru e foarte important."
10. Evită surprizele
Părțile interesate ar trebui să fie informate cu privire la răspunsul echipei de proiect în cazul în care apare unul dintre riscurile previzionate. Cartografierea riscurilor în timp util ajută la evitarea surprizelor și este un semn de maturitate a unui proiect.
„Uneori, părțile interesate nu citesc niciunul dintre rapoarte, cerințe sau actualizări prin e-mail. Pentru mine, ele tind să fie cele mai dificile. Ei vor ridica de multe ori semnale de alarmă sau vor inflama situația, chiar dacă nu e cazul. Părțile interesate care nu citesc actualizările tind să fie cele care spun „nu știam despre asta!" atunci când se întâmplă sau se schimbă ceva", explică McCormack.
„Cu asemenea stakeholderi, trebuie să stabiliți puncte de contact regulate, față în față. Asigurați-vă că le telefonați în mod regulat sau încercați să obțineți o întâlnire cu ei atunci când apare ceva de care credeți că trebuie să fie conștienți. Aceasta este o modalitate de a îi gestiona."
Sursa: https://www.apm.org.uk/blog/the-10-commandments-of-stakeholder-engagement/
Traducere din limba engleză: Claudia Mărginean